La matrice MOFF, ça sert à quoi ? Et quel est son intérêt ?

Vous êtes un chef d’entreprise, un entrepreneur, un responsable d’équipe, un manager, vous avez du mal à voir clair sur ce que vous devez décider, prioriser, réaliser, laisser tomber, pour tirer le maximum du contexte, de la conjoncture, de votre groupe, entreprise, équipe de travail, collaborateurs. La matrice « MOFF » et l’analyse qui en découle sont faites pour vous. Définissons le quadrigramme MOFF, M comme Menaces, O comme Opportunités et FF comme Forces et Faiblesses. Qu’est-ce que cette matrice ? Comment procède-t-on pour l’utiliser ? A quoi ça sert ? Est-ce un gadget de plus ? Assurément, non ! C’est ce que je vous propose de voir aujourd’hui.

L’élaboration d’une matrice MOFF permet au responsable d’une entité, quelle qu’elle soit, d’établir un diagnostic de son contexte interne et externe pour établir un plan d’actions issu de l’analyse du contenu de la matrice. Pous sa constitution, il y a 3 phases distinctes,

  • la collecte des éléments constitutifs de la matrice
  • l’analyse de son contenu
  • la décision d’un plan d’actions.

Les 2 phases suivantes sont toutes aussi importantes. A savoir,

  • la communication, le portage managérial plutôt (!), des 2 précédentes étapes
  • pour la mise en mouvement de l’entité sur la base du plan d’actions élaboré.

Vous en conviendrez aisément, si les membres de l’entité sont associés à la collecte et l’élaboration du plan d’actions, la communication et son application seront facilitées ! Evidemment ! Sinon, la matrice MOFF peut vite devenir « un exercice de style » totalement inefficace !

L’intérêt de la matrice MOFF réside dans la prose de recul pour établir un plan d’actions efficace.

Avant de les détailler, les 4 domaines de la matrice MOFF sont classés en 2 familles

  • le contexte interne, constitué par les Forces et les Faiblesses
  • le contexte externe, constitué par les Menaces et les Opportunités.

Les Forces internes

Photo de fauxels sur Pexels.com

Quand on fait l’examen des forces d’une entité, on regarde généralement les compétences, ce qu’on sait bien faire. C’est très réducteur ! Travailler ses compétences est nécessaire mais loin d’être suffisant pour en tirer des forces. Les forces d’une entité sont issues de 2 choses essentielles, les talents individuels et collectifs et les valeurs qui unissent les individus dans une tension créative. Tout d’abord, je rappelle ce qu’est pour moi la définition d’un talent. « Un talent, c’est une aptitude innée, naturelle et remarquable à faire avec facilité, et donc plaisir, et qui permet d’exceller dans ce que l’on fait tout en inspirant la gratitude des autres. » Le talent, c’est l’excellence facile pour les autres. Nous sommes face à de vraies forces, lorsque chaque individu met au service du collectif son propre talent parce qu’il nourrit les valeurs communes du collectif et donc les valeurs propres à chaque individu. L’entité devient alors un véritable rouleau compresseur ! Plus rien ne résiste à cette force ! On verra par la suite, que, dans ces conditions, les forces permettent de dépasser les menaces.

Il existe bien d’autres forces, comme la culture de l’entité, son histoire, sa raison d’être. Vous en conviendrez, tout cela peut aussi constituer des faiblesses… Il est parfois difficile de se détacher de l’histoire d’une entité, dont les blessures ont marqué les esprits.

Les Faiblesses internes

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C’est l’analyse la plus difficile ! Pour qu’un manque de compétences constitue des faiblesses, il faut que les mauvais résultats qui en découlent soient récurrents. Une erreur ponctuelle n’est pas une faiblesse, c’est le propre de toute activité humaine. Pour identifier les faiblesses internes, il faut analyser les causes profondes qui génèrent de mauvais résultats récurrents. Cette analyse prend du temps, beaucoup de temps. Pour qu’elle soit pertinente, l’identification des faiblesses internes doit être issue d’un processus permanent de progrès continu. Chaque dysfonctionnement, même minime, doit faire l’objet d’une analyse approfondie avec constitution d’un arbre des causes, pour en déterminer la ou les cause(s) profonde(s). Lorsqu’on réalise la matrice MOFF, on ne garde finalement que les causes profondes, en les regroupant par famille, ce qui constitue les réelles faiblesses internes profondes.

L’immobilisme aussi constitue une faiblesse interne. Une entité qui ne progresse pas est vouée à la régression. Pour une raison simple, l’entité ne vit pas en vase clos. Elle a des clients qui peuvent être tentés de se tourner vers une offre qui évolue. Ce sera une perte de clients et donc de chiffre d’affaire assurée.

Les talents sont des forces, les travers sont des faiblesses. Les réactions collectives non conscientes sont souvent issues de l’histoire de l’entité et de biais cognitifs récurrents, de croyances aussi qui entraînent des distorsions du raisonnement qu’il est difficile de modifier. Il convient d’analyser ce point avec soin.

On peut résumer une faiblesse comme étant une cause récurrente qui produit toujours les mêmes effets négatifs.

Les Menaces Externes

Photo de Anna Shvets sur Pexels.com

Une menace est plus simple à identifier. C’est un danger qui présente un risque notable. Néanmoins, il convient de distinguer la différence d’un danger et d’un risque, parce que c’est la clé de l’analyse des menaces dans la matrice MOFF. Un danger menace l’existence même de l’entité. La pandémie de la COVID-19 est un danger pour les entreprises, parce qu’elle touche la capacité de production, mais aussi la vente des produits qui risque naturellement de baisser. Le risque, c’est la probabilité que le danger provoque de réels dommages. A chaque danger, même important, il n’y a pas forcément de risques graves. Le danger faisant partie de la vie, il est impossible d’annuler les dangers externes. Par contre, les mesures de précautions prises, si elles sont efficaces, permettent de réduire la probabilité du risque et le rendre minime. L’exemple type est la ceinture de sécurité. Vous n’annulez pas le danger d’un accident de voiture, mais vous réduisez la probabilité d’en mourrir. Ce qui permet d’accepter le risque de prendre sa voiture tous les jours, sans y penser.

L’analyse des menaces passe par la liste de tous les dangers externes et donc l’identification des mesures prises pour limiter le risque de conséquences dommageables. On cherche « les trous dans la raquette » !

Vous allez me dire, il y a aussi des menaces internes. Par exemple, le départ en retraite d’un collaborateur clé constitue bien une menace interne. Oui, mais la cause est externe. L’âge de départ en retraite, c’est un élément que l’entité elle-même ne maîtrise pas.

Les Opportunités Externes

Comment qualifier une situation comme une vraie opportunité ? Il faudrait déjà déterminer ce qu’est une opportunité. C’est ce qui vient à propos, c’est une chance, un cadeau des Dieux diront les croyants, un hasard qui fait bien les choses diront les autres. C’est une situation qui, si elle est utilisée à propos, est propice à orienter favorablement l’action et donc les résultats. Et c’est bien ça qui finalement est important « si l’opportunité est utilisée à propos. » Le « si » provient évidemment d’une décision. Qu’est-ce que je décide ? J’utilise ou pas l’opportunité ? Quand on est chef d’entreprise, entrepreneur, manager etc. dites-vous bien que si vous ne saisissez pas une opportunité, d’autres vont la saisir. A coup sûr, une opportunité non saisie au moment opportun devient alors une menace. L’intérêt que présente une opportunité, c’est de mettre en mouvement une entité sur quelque chose d’inattendu, d’inespéré qui va enclencher l’esprit créatif de l’entité et des membres qui la composent.

Young manager interviewing a potential worker

Notez qu’à l’inverse, une menace externe peut constituer une opportunité ! Une menace peut engendrer un sursaut des membres de l’entité, surtout si la menace touche le vital de l’entité. La menace de fermeture d’une entité peut susciter chez ses membres la motivation et la détermination pour l’éviter. L’homo sapiens réagit systématiquement lorsque ses besoins vitaux sont menacés.

Comment procède-t-on pour remplir la matrice MOFF ?

Une fois n’est pas coutume, je vais vous faire part de mon expérience sur le sujet. Précisément, le comment j’ai utilisé cette matrice MOFF dans ma carrière. Comprenons-nous bien, ce n’est pas LA manière universelle à appliquer, évidemment. Mais c’est UN exemple d’application qui correspond à MA manière de fonctionner. A vous de prendre du recul, je vous fais confiance !

Comme en management et en communication, il convient d’enchaîner le + (plus) – (moins) + (plus). On commence toujours par du positif et on termine par du positif. C’est important pour le fonctionnement du cerveau qui raisonne. Dans notre cas, pour le cerveau qui remplit la matrice MOFF. En procédant ainsi, on commence à le rendre réceptif en débutant par du positif. Et il se met en action en terminant par du positif, pour aller chercher la satisfaction d’un besoin.

Je commençais aussi d’abord par l’interne, sur ce que je maîtrise pour finir par l’externe, sur ce que je ne maîtrise pas forcément, toujours dans le but de se mettre en mouvement, de l’interne vers l’externe. Donc l’ordre que je choisissais était le suivant

1- Forces internes

2- Faiblesses internes

3- Menaces externes

4- Opportunités externes

Ensuite, je croisais les domaines examinés. Quelles sont nos forces qui nous permettraient de lutter efficacement contre les menaces ? Et quelles sont les faiblesses qui nous feraient rater les opportunités ? Vous l’avez compris, l’exercice se termine par la déclinaison d’un plan d’actions

  • Comment utiliser nos Forces internes pour lutter contre les Menaces externes ?
  • Comment travailler nos Faiblesses internes pour utiliser pleinement les Opportunités externes ?

J’ai appliqué cette matrice tous les ans pour écrire un projet de service. C’est un exercice qui facilite grandement :

  • la prise de recul périodique,
  • la vision panoramique du contexte pour l’analyser et l’utiliser pleinement,
  • la définition d’axes prioritaires d’actions,
  • l’élaboration d’une stratégie d’actions
  • l’établissement d’une tactique efficace basée sur un plan d’actions pragmatique.

Stratégie tactique… des termes militaires ! Eh bien oui, pour aller chercher des résultats, il faut se mettre en ordre de bataille !

D’un projet de service à l’autre, il est aussi intéressant d’analyser si les Faiblesses diminuent grâce aux plans d’actions passés et si les Forces sont toujours entretenues au bon niveau.

Si vous souhaitez être accompagné pour cette prise de recul individuelle ou collective de votre contexte d’entreprise, contactez-moi. L’intérêt de la matrice MOFF réside dans la prise de recul pour établir un plan d’actions efficace.

Photo de rawpixel.com sur Pexels.com

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