Votre gestion du temps, un problème important et urgent ?

La gestion de votre temps est un problème pour vous ? Vous avez l’impression de courir après le temps, parfois même, il va tellement vite, qu’il vous rattrape. Tout est urgent ! Tout est important ! Ou alors vous avez du mal à faire le tri entre ce qui est important et urgent. Bref, la gestion de votre temps est-elle un problème … important et urgent à traiter ? Si vous êtes dans ce cas, le coaching est une solution particulièrement adaptée.

TempsComment traiter ce sujet en coaching ? Et bien comme tout coaching, faites-moi une demande que l’on clarifiera et replacera dans votre contexte personnel et professionnel. Vous vous fixerez un objectif SMART, spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et Temporellement défini (temporellement défini, le terme est bien approprié pour ce type de demande !). Comme dans tout coaching, le coach vous aidera à verbaliser … ce qui est important pour vous (cela semble en effet … « important » dans la gestion de votre temps). Une fois définis la situation actuelle et l’objectif, le coach vous accompagnera dans la définition de vos moyens, votre stratégie pour atteindre votre objectif. Regardons plus précisément le cheminement qui serait envisageable et qu’il conviendrait d’adapter, bien sûr, à votre spécificité.

Avant toute chose, faisons le tri sur la cause de cette impression de mal gérer votre temps. Est-ce un stress chronique issu d’un pesage entre votre propre perception de vos objectifs personnels et professionnels d’une part et la perception de vos ressources que vous pensez mobiliser d’autre part ? Dans ce cas, il faut traiter ce sujet en priorité, car comme le montre un post précédent sur le stress, il vous est difficile voire impossible de réfléchir de manière analytique et raisonnée dans ces conditions.

S’agit-il d’une peur de faire face à ce que vous devriez faire et vous êtes en proie à la procrastination ? C’est à dire remettre au lendemain vos réalisations et vous retrouver à gérer dans l’urgence ce que vous auriez pu faire avant ? Il faudra alors verbaliser cette peur pour en trouver la cause et la travailler avant de passer à la suite.

Ou il s’agit de la perception d’une difficulté pour faire le tri entre ce qui est important et urgent. Alors dans ce cas, le coach vous aidera à définir, vous même, VOS priorités. En voici la méthode.

Il existe un outil qui, a priori, « semblerait » correspondre à votre demande. Il s’agit de la matrice d’Eisenhower, 34ième président des Etats Unis d’Amérique qui est issu de sa citation « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ». Je dis, a priori, car comme tout outil qui semble répondre, il s’avère difficile de l’utiliser sans accompagnement. Avant d’aborder la signification des différents quadrants de cet outil, je vais aborder ce qui devrait être le cœur de votre processus de coaching.

Matrice-Eisenhower

L’outil est construit suivant deux axes « ce qui est URGENT » et « ce qui est IMPORTANT » . Il y a donc 4 quadrants 1- URGENT et IMPORTANT, 2- Non urgent et IMPORTANT, 3- URGENT et Non important, et 4- non urgent et non important. L’outil vous propose de classer dans les cases les actions que vous avez à faire puis de commencer par ce qui est URGENT et IMPORTANT puis poursuivre avec le reste. Oui mais ….

Coach-Semperes-Réflexion11

Tout repose sur le choix de ce qui est important et/ou urgent. Ce n’est peut être pas la gestion du temps qui pose problème, mais votre choix et la décision de classer l’action qui engendrent cette perception de gestion du temps difficile. Soit vous « perdez du temps » à vous décider, parce que vous n’avez pas clairement identifié ce qui est important et/ou urgent. Soit vous « perdez du temps » à réaliser des actions qui n’étaient finalement pas importantes et/ou urgentes. Et, rattrapé par les échéances, vous traitez dans l’urgence celles qui l’étaient. Il faut donc vous accorder sur les deux termes, IMPORTANT et URGENT. Et puis, c’est important et/ou urgent pour qui ? Pour quoi ? Quels sont VOS critères d’importance et d’urgence ? Ceux des autres ? Et, suivant le domaine personnel ou professionnel, quel est VOTRE choix de priorité de ce que vous faîtes pour vous et pour les autres ?

« IMPORTANT », c’est ce qui a de grandes conséquences ou ce qui a de l’intérêt. Puisque nous parlons de VOTRE gestion du temps, c’est donc ce qui est IMPORTANT POUR VOUS (*). Il va falloir verbaliser ce que vous mettez tout en haut de la pyramide de vos valeurs et de vos besoins.

(*) A noter un cas particulier, les personnes qui sont du profil 2 de l’ennéagramme, l’altruiste. Ce qui est important pour l’altruiste, ce sont les actions du type « faire plaisir aux autres pour être aimé des autres » en s’oubliant totalement. Un travail sur la connaissance de soi de l’altruiste peut s’avérer nécessaire pour définir ce qui est vraiment IMPORTANT POUR VOUS.

« URGENT », c’est ce dont on doit s’occuper sans retard. Ce sont en fait vos échéances fixées par les autres et dont vous ne pouvez pas échapper.

Regardons maintenant, le choix qui s’offre à vous. A chaque action que vous devez faire. il faudra vous poser la question de savoir, quel est son sens, sa valeur ajoutée, son utilité, ce que cela va entraîner si vous ne la faites pas où vous la reportez, si c’est bien à vous de faire. Il faudra passer ensuite à  la prise de décision de classer l’action à réaliser dans un des 4 quadrants. Cette prise de décision, comment se prend-elle ? Je vous invite à relire le post sur le sujet, « quel lien entre décision et émotion » . Comme toute prise de décision, la décision de faire tout de suite ou de temporiser, fait systématiquement appel aux émotions. Le processus décision / émotion est totalement imbriqué. Et c’est sans doute le noeud qu’il convient de dénouer. La prise de décision a besoin de la mémoire émotionnelle, pour évaluer les conséquences prévisibles de la décision. La prise de décision fait aussi appel à vos croyances, encore un point à travailler en processus de coaching, pour vous aider à décider.

Votre gestion du temps se réduit à la décision rationnelle que vous prenez pour classer ce que vous avez à faire dans les différents quadrants, autrement dit, la priorisation de vos actions. Une fois que vous êtes au clair sur ce qui conduit à prendre la décision, votre gestion du temps est réglée, puisque vous n’avez plus ce processus qui tourne en boucle dans la tête « ai-je bien fait de laisser ça de coté ? ». Lorsque vos choix sont clairs et assumés, vous n’avez même plus besoin de la matrice d’Eisenhower !

Regardons maintenant quoi mettre a priori dans ces 4 quadrant

  • Quadrants 1 : URGENT et IMPORTANT

Vous classerez dans ce quadrant, ce qui est URGENT. Vous en connaissez donc la date limite et elle est proche. C’est aussi IMPORTANT pour vous, au regard du reste. Cela fait donc partie de vos missions premières. Sur le plan personnel, c’est ce qui compte le plus pour vous et qui a des conséquences immédiates si vous ne le faîtes pas. Sur le plan professionnel, ce sont les délais fixés pour assurer votre mission, ce qu’on attend de vous. Ce sont aussi les événements fortuits, les crises qui vous empêchent d’atteindre vos objectifs, qu’il convient de corriger tout de suite. Ce type d’actions ne doit pas faire l’objet de procrastination, sinon ce renoncement va vous polluer l’existence.

  • Quadrants 2 : Non urgent et IMPORTANT

C’est important pour vous, donc haut dans votre système de valeurs, mais dont l’action peut attendre. C’est ce qui nécessite de la réflexion, pour décider par exemple. C’est sans doute le quadrant le plus « important » et qu’il faudra privilégier et ne pas négliger. C’est le quadrant qui vous donne le recul sur ce qui compte et qui va vous aider à traiter « rapidement » les actions du quadrant 1.

  • Quadrants 3 : URGENT et Non important

Ce n’est pas important POUR VOUS mais URGENT, sans doute POUR LES AUTRES. A vous de voir comment traiter ce type d’actions. Une solution consiste à communiquer auprès de ceux pour qui c’est urgent. Vous communiquerez sur le délai que vous proposez et sur le pourquoi. La CNV, communication non violente (savoir dire non), est très utile pour ce type d’actions.

  • Quadrants 4 : Non urgent et Non important

Cela peut être des tâches que vous réalisez, sans aucune plus value, inutile même. A reléguer en fond de tiroir ? Attention tout de même, aux activités qui sembleraient inutiles mais qui sont néanmoins importantes pour votre équilibre. Par exemple, lire un livre, regarder la télévision le soir, faire du footing, méditer. Si cela contribue à vous sortir de vos ruminations, cela n’a peut être pas de plus value a priori mais est une nécessité absolue, importante pour vous, à reclasser donc dans un autre quadrant  suivant le degré d’importance et d’urgence.

Vous voyez maintenant que la gestion du temps repose essentiellement sur VOTRE PROCESSUS DE DECISION de ce qui est IMPORTANT et/ou URGENT. Comme tout le reste, c’est un travail sur soi. Si c’est dur à faire seul, pour vous aider à y voir clair, faîtes-vous accompagner par un professionnel de l’accompagnement. Contactez-moi.

 

 

 

 

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